院会计电算化管理试行办法

安徽省勘查技术院

会计电算化管理试行办法

 

为保证会计电算化工作的顺利开展，切实做到会计核算工作合法、规范、准确、及时、安全、有效，使我院的财务工作适应单位经济管理体制的需要，根据《会计法》和企业、事业单位财务规则及新中大财务会计软件（网络大型版）要求，制定本试行办法。

一、会计电算化范围

会计电算化原则上涵盖院属各独立核算单位，考虑到软件的限制，由院财务部门适时安排进入会计电算化的核算单位。

全院参与首批会计电算化的核算单位为:院本部、电法所、统筹办、地调分院、测试所、能源分院、矿产分院、物探分院、物测中心、计算中心、物业公司、子弟学校等十二个核算主体。

地矿驾校、淮海公司、广福达彩印工艺公司、上海分公司待条件具备以后再实行会计电算化。

二、会计电算化岗位分工与岗位职责

1、副总会计师：负责会计电算化的宏观管理，拟定会计工作规划和财务管理制度，提出实现会计电算化的方法步骤，对计算机的软件、硬件应用进行决策，保证会计电算化工作正常运行，为院领导经营管理决策提供可靠依据；负责电算化工作的具体实施，建立健全会计电算化的规章制度。

2、财务主管：由院财务负责人担任。负责院属会计核算单位使用会计核算软件的资格审查，根据实际工作需要，合理设置财务会计人员岗位，确定会计核算的操作人员（审核员、制单员、记账员、出纳员、数据备份维护员、网络系统维护员）；根据需要增减会计核算单位；赋予岗位操作员的网络登陆操作资格、负责网络登陆初始密码的管理；定期检查岗位人员的工作情况，负责对院报出的财务报表确认。

3、系统管理员：由院指定专人担任。负责会计软件运行环境的建立和会计核算软件数据的初始化工作；负责系统操作的组织与管理工作，对系统各类人员进行分工操作，协调他们之间的工作关系；负责人员分工权限的授权管理。

4、审核员：由财务科指定人员担任。负责所属会计核算单位的会计凭证的审核，根据原始单据及记账凭证，对机内凭证进行复核，复核其摘要的规范性、清晰性，会计分录和数据的合法性、正确性，以及会计事项的真实性。

5、稽核员：由财务科指定人员担任。负责对各单位的会计资料进行复审，对计算机输出的月度、年度账簿、会计报表进行审核确认，确认其数据的准确性，相关科目的勾稽性，账簿的系统性和完整性；向单位负责人报告财务运行数据，随时接受领导查询。

6、记账员：由各单位会计担任。根据所在单位录入的会计凭证登记机内账簿，并进行会计月份、年度核算的结转；及时输出会计凭证、科目汇总表、会计账簿、会计报表等会计资料；为保证会计数据的安全，记账时必须进行数据备份。

 7、制单员：由各单位会计担任。负责所在核算单位原始单据的初审，审核原始单据各项目、栏次填列是否齐全、合规、合法，填制原始单据封面；将审核过的原始凭证或记账凭证及时、准确地录入计算机，同时通过计算机输入界面对录入的数据进行初步核对；对财务主管、审核员提出有疑异的会计凭证作出解释或修正工作。

8、出纳员：由院指定专人担任。负责根据内部核算单位出具的手续齐备的收付款凭证，复验确认无误后付款，并加盖现金收、付讫章；负责院结算中心所有银行账户的核算及现金收付的登记。每日结出库存现金余额，并与机制日报表核对，确保正确无误；每月做到银行存款余额与银行出具的对账单一致，不一致的应查明原因，及时编制银行存款余额调节表。

9、数据备份维护员：由财务科指定专人担任。负责全院（或所在单位）会计核算单位的会计数据的集中备份，每周至少集中备份一次，并且要备份到移动设备中；应定期或不定期地对备份数据进行维护，并妥善保管好备份数据；按月集中刻制光盘，年末汇总刻制数据光盘，并对各期数据光盘进行标识，注明账套名称，所属时间，所使用的财务软件名称，随会计档案移交档案室存档。

10、网络系统维护员：由财务科指定专人担任。负责系统的安装与调试，保证计算机的正常工作；负责网络挂接的新中大财务会计软件的正常运行；负责会计电算化计算机的安全运行与安全检查，尤其是做好系统灾难预防与恢复工作；负责会计数据的恢复及系统运行错误的排除；定期地对系统进行正确性、安全性检测，保证系统软件、硬件、网络、数据库的正常运行。

三、会计电算化操作管理的规定

    为使会计电算化的基础工作规范化、制度化，以确保财务会计信息资料全面、准确和安全，制定以下操作管理规定：

（一）操作人员

    操作人员是指按会计电算化岗位设置有权使用会计软件完成职责范围内工作的财务工作人员和查询财务数据的院领导。

（二）操作人员的操作权限

    操作人员的操作权限是指财务负责人根据内部分工和新中大财务会计软件要求及财政部关于会计岗位设置与分工规定，界定的会计电算化操作人员的权限范围。

操作人员的操作权限如下：

1、财务主管：根据需要添加或删减会计核算单位、会计岗位操作人员、设置操作人员登陆网络服务器权限和登陆初始密码。

2、系统管理员：可以设置属于本岗位权限范围内的操作保密口令；对系统操作员的工作进行检查和监督，有权对有关人员的操作权限进行设置和调整；对来历不明的软件或带病毒的软件应拒绝在会计电算化系统中运行。

3、审核员：负责对主管的核算单位原始凭证、初始凭证、机内记账凭证的审核。审核员不能进行数据录入操作，不得兼任出纳工作；审核时如果发现凭证录入错误，不得自行进行添加、修改、删除操作，应及时通知该制单员进行修改，待该制单员修改后再进行审核签字。

4、稽核员：负责对全院的会计资料进行稽核，对稽核出的不正确、不规范的业务通知相关人员进行纠正。稽核员不得兼任数据录入和出纳工作，不得自行进行添加、修改、删除操作。

5、记账员：根据已审核且签字齐备的记账凭证及时进行记账，月末对本核算单位账务进行结转并定期编报财务报表；在会计凭证没有审核员审核签字的情况下，记账员不得进行计算机记账；记账员不得进行审核操作；在具体操作中如发现操作错误应通知网络系统维护员帮助解决或联系新中大软件公司要求协助解决。

6、制单员：严格按原始凭证内容和设定的会计科目进行核算分类，填写原始凭证封面，不得擅自修改凭证的内容及数据；对已经审核或记账的凭证，不得再进行修改或删除，只能用红字冲回或作调账处理；制单员可以进行数据查询，但不得进行数据审核操作。

7、出纳员：不得兼管审核、稽核及会计档案保管工作。

8、数据备份维护员：对财务数据必须经常备份，对月份、年度数据作双备份，并保证双备份盘内容一致且存放在不同的地方；月份、年度备份内容包括账务、报表和其他核算的数据文件；备份盘应标识清楚，注明账套名称、所属时间、备份人姓名，所使用的财务软件名称。

9、网络系统维护员：一般情况下不准随意打开系统数据库进行操作；实施数据维护时可打开数据库，但不准修改数据库结构；其他操作人员一律不允许实施数据库操作。

10、领导查询：操作权限仅赋予院长、副总会计师、计财科长及审计人员，查询人员无权对凭证和账务进行修改。

11、各操作人员必须在授权范围内，按照操作规程对软件进行操作，如发现问题，要及时找网络系统维护人员解决。任何人不得越权或以他人的名字进行操作。每天数据操作结束后，应及时做好数据备份。

12、操作人员必须严格按规定步骤开、关计算机和进、出软件系统。如要离开工作现场或暂不操作时，必须退出系统，防止其他人员越权操作和影响其他操作员登录系统。

13、操作人员的开机密码及登录账套操作密码必须牢记，登录账套操作密码要严格保密并经常更换，至少应一个季度更换一次。因密码泄密造成的问题，责任由操作员自行承担。

（三）会计凭证的审核与管理

会计凭证是计算机处理会计核算业务的依据，必须保证录入计算机的记账凭证准确，做到会计凭证合法、准确、规范、可靠。

1、原始凭证和自制凭证的初审

会计核算单位制单员在收到原始凭证或自制凭证时，首先应初审业务发生的真实和原始凭证的合法性、合规性，在手续完备的前提下，制作原始凭证封面。记账员在输入会计凭证时，应注意货币资金流入流出类别的划分，以便正确编制现金流量表。

    2、会计凭证的审核

    数据录入后，审核员依据原始凭证，对机内的记账凭证件进行审核确认，确保录入数据与原始凭证的数据一致，科目运用与业务内容相符，确认无误后方可签章。

3、会计资料的审核

稽核员应定期或不定期对内部核算单位的会计资料进行复审，复审的内容包括会计凭证、账套数据、财务分析报表等，对不符合要求的书面通知制单员、财务主管、记账员等进行调账或修正。

四、会计电算化账务处理的规定

    为加强会计电算化管理工作，确保会计电算化软件的正常运行，制定以下会计电算化账务处理的规定：

（一）每年年初建立新会计年度的账套文件，根据现行财务制度，设置或修改全部级次的会计科目，会计年度中可根据需要追加新的会计科目，但已使用过的会计科目不得修改或删除。新会计年度账套建立时，院部及各基层记账员将本单位的会计一级科目代码表报送财务负责人审定，以便院总体合并报表。

（二）在新的会计年度开始20天内，完成结转各账套的年初数手续，并保证数据检验平衡。年初数确认后，年初各科目余额不能再行修改，若确需调整只能通过填制会计凭证进行调整。

（三）任何登记入账的收、付、转账业务都必须填制会计凭证，由制单员制单。录入记账凭证时摘要内容要求完整、简明、扼要、表述正确，科目使用正确，借贷金额相等且与原始凭证金额相符。

（四）会计凭证必须经过审核员审核签字后，才能进行计算机记账。发现凭证录入错误，应分不同情况进行处理：若在审核签章前发现错误，应由原制单员进行更正；若在审核签章后、记账前发现错误，由审核员取消签章后再由原制单员进行更正；若在记账后发现错误，应按规定的更正方法更正，不得用取消记账、取消结账的方法更正，不得打开数据库直接修改账目。制单和审核不能由同一人操作。

（五）当日录入的的凭证，应当日审核，当日记账。月末确认所有凭证都已记账（年终包括自动转账凭证）后进行结账。结账前对当月各类账务数据作好备份。

（六）总账、明细账、日记账均可用计算机打印输出。序时明细账满页打印；一般账簿必须半年打印一次；发生业务少的账簿可满页打印，年终必须打印；总账一年必须打印一次。年末打印输出的总账、明细账、日记账等账簿要加具封面、扉页、封底，装订成册，封面、扉页要按会计基础工作规范化的要求，填写完整、签章齐全。同时做好年度磁性介质数据备份。审核员对打印输出的账簿进行检查签章，交会计档案管理员存档。

（七）会计报表表式、项目、内容要符合局的统一要求，报表公式的修改权只限于有修改权的操作员，其他人员不得越权修改报表公式。会计报表应按规定打印输出，按会计基础工作规范化的要求加具封面封底，装订成册。封面填写、签章要齐全。

五、电算化会计档案管理制度

电算化会计档案管理包括数据备份光盘、财务软件、计算机打印输出的总账、明细账、日记账、会计凭证、决算报表等，由会计档案管理员归档存放。会计档案备份盘由数据备份维护员负责，数据盘的可读性由会计档案管理员负责。

（一）基层存档的报表格式必须为院规定的统一格式，院会计报表格式必须符合局规定的统一格式。报表必须由领导、财务主管和制表人签名盖章。在签章齐全后方可存档。

（二）电算化会计档案包括书面形式的会计凭证、会计账簿、会计报表、计算机数据备份盘、财务软件。存储在数据备份盘中的会计文件必须是由新中大财务会计软件生成的格式数据，保证能按要求可靠地恢复到会计软件中。由计算机打印输出的会计档案发生缺损时，必须补充打印，由操作人员在打印输出的页面上签字或盖章注明，并由系统管理员、数据备份维护员、审核员签字盖章认可。光盘形式存放的会计档案保管期限必须在5年以上，计算机打印输出的总账、明细账、会计报表、会计凭证等档案应按财政部印发的会计档案要求存放年限存放。

（三）对服务器上的会计数据资料，由院数据备份维护员集中备份，每周备份不少于一次。内部核算单位的制单员每天操作后应将本单位的财务数据备份，不得对会计档案备份的会计数据进行任何非法操作，恢复数据必须由网络系统维护员统一操作。

（四）电算化会计档案应存放在安全、洁净、防热、防潮的地方。对会计数据应做双备份并存放在不同的地方妥善保管，不得随便乱放。采用磁性介质保存会计数据档案要定期进行检查，定期进行复制，防止由于磁性介质损坏，使会计档案丢失。

六、会计电算化系统维护与管理的规定

为加强会计软件的管理，保障正常运行，会计电算化系统维护与管理规定如下：

（一）会计电算化软件配置

院配备杭州新中大软件股份有限公司研制的新中大集团财务管理软件（网络版 10用户），包括“账务处理系统”、 “固定资产管理系统”、 “财务分析系统”、 “报表处理系统”等子系统商品化软件。

（二）会计电算化软件的维护与管理

1、会计电算化软件的维护指保证会计电算化软件原设计功能的正常体现，发挥其最大功能，软件升级由系统管理员操作，升级后有关参数调整等系统管理员通知用户调整。

2、任何人员都不得擅自对系统文件进行删除或修改。会计软件操作人员不得对系统文件进行任何内容的操作。

3、会计软件使用过程中出现问题的解决

（1）操作人员在实际工作中发现新中大财务会计软件的设计功能未能正常实现时，应详细记录报告系统管理员。

（2）系统管理员对新中大财务会计软件在使用过程中出现问题，直接与杭州新中大财务软件股份有限公司联系或与合肥新中大软件股份有限公司联系，提出解决问题方案。

（3）在收到新中大财务软件股份有限公司修正程序或升级软件时，由系统管理员进行安装和调试，调试工作结束后正式启用。

4、会计数据的修正与恢复

（1）会计数据的修正与恢复操作由网络系统维护员或新中大财务软件股份有限公司专业维护人员负责，其他操作人员均不得进行维护操作。

（2）由于会计凭证填制有误而导致会计账簿数据的错误，只能通过会计凭证调整方法进行数据的更正，不得通过维护操作给予修正。

（3）在服务器硬盘损坏或遭病毒侵袭破坏数据，修正工作由新中大财务软件股份公司工作人员实施维护。

（4）一般不允许实施数据恢复操作，因实际工作需要确需实施数据恢复操作的，必须事先经财务负责人批准，网络系统维护员才能实施数据恢复操作。数据恢复的步骤：

a、核算单位在会计电算化软件出现错误或其他原因造成数据不确定时，由具体操作人员向财务负责人提出书面申请，财务负责人确认后通知网络系统维护员对数据恢复。

b、未事先经财务负责人批准，网络系统维护员不准实施数据恢复操作。

c、网络系统维护员实施数据恢复后，通知财务主管或操作员。

（5）严禁任何人员自带磁盘、光盘进入网络系统。会计软件操作人员一概不得在客户机上安装、使用任何磁盘、光盘。对计算机实施维护需使用磁盘或光盘时，必须首先对所用盘进行病毒检测。

5、会计电算化软件的管理

院计财科在取得会计电算化软件后，由系统管理员专人保管，不得向我院以外单位转借或复制，以防侵犯软件知识产权。

（三）系统的安全与保护

1、根据会计电算化软件功能和操作工作需要，设置操作人员权限和密码，操作人员必须对自己的操作密码严格保密，不得泄露。若操作密码泄露造成后果，由操作人员负责。

2、装有会计电算化软件的电脑，由财务主管指定专人管理，财务主管负责院内部核算单位会计电算化专用电脑的划分协调，一般不允许交叉使用会计电算化专用电脑。

3、为保证会计数据的安全，服务器端操作仅限于系统管理员，其他任何人员均不能对服务器端进行操作。

4、会计电算化服务器每天下午下班后和节假日关闭，各单位如需在下班后和节假日加班处理财务数据，应提前告知系统管理员，以防止会计电算化工作中断。

5、系统管理员每天观察服务器操作日志，以防发生（如遭黑客、病毒等攻击）。

七、会计电算化硬件设备维护与管理的规定

（一）硬件设备配置

为保证会计电算化工作实施需要，院配备了壹台浪潮NP350服务器、联想台式电脑、票据打印机会计电算化专用设备。

（二）硬件的维护与管理

1、硬件设备的管理

会计电算化专用硬件设备由院财务部门统一管理，其他部门不得使用。为保障会计专用设备良好地、不间断地运行，请各操作人员爱惜各自使用的设备。

为了保证会计电算化的计算机不受病毒干扰，各会计操作人员应严格执行《会计电算化专用计算机使用管理规定》不得擅自使用外来各种数据盘，若造成病毒感染数据丢失的自行负责，情节严重的追究其行政及法律责任。

2、硬件设备的维护、保养

（1）硬件设备的检测工作由网络系统管理员负责进行，并作好硬件维护、保养、检查记录。

（2）经常除尘，保持计算机外观整洁。

（3）在网络上安装防火墙、杀毒软件，实施开机查杀病毒。杀毒软件要随时升级，做到及时地预防、检测、查杀病毒。

（4）配置删除保护程序，保证数据安全。

（5）及时排除计算机运行中遇到的故障。

（三）硬件的安全与保护

1、为了保障计算机设备安全正常地运行，尽量保持会计电算化专用硬件设备的清洁。

2、做到安全用电。下班离开时应关闭计算机和电源，以防意外事故的发生；雨季要做好防雷工作，计算机接线插座必须有安全接地线。

3、非权限人员不得进行改变系统运行环境、系统账套数、会计科目、使用权限的操作。

八、其他

1、本办法由院解释。

2、本办法自印发之日起施行，原《安徽省勘查技术院会计电算化管理试行办法》（〔2007〕54号文）同时废止。